Arbeidsflyt og maler

Etterlevelse av KI-forordningen handler ikke bare om å forstå regelverket. Det handler om å etablere praktiske rutiner som fungerer i hverdagen. Dokumentasjon må være enkel å opprette, vedlikeholde og finne igjen når den trengs.

Denne delen gir deg en praktisk startpakke for å komme i gang med strukturert KI-dokumentasjon.

Fra teori til praksis

Mange virksomheter forstår hva forordningen krever, men sliter med å omsette kravene til konkrete arbeidsrutiner. Vanlige utfordringer inkluderer:

• Ingen vet hvordan en systemfil skal se ut
• Dokumentasjon lages, men havner på forskjellige steder
• Eierskap er uklart, og ingen følger opp at dokumentasjonen holdes oppdatert
• Ansatte som bruker KI-systemer får ikke opplæring i hva som forventes av dem

Systemfiler som grunnstein

En KI-systemfil samler all relevant informasjon om ett KI-system på ett sted. Den bør typisk inneholde:

• Systembeskrivelse og formål
• Klassifiseringsvurdering
• Risikovurdering og tiltak
• Leverandørinformasjon og mottatt dokumentasjon
• Rutiner for bruk og menneskelig kontroll
• Endringslogg

Å opprette den første systemfilen kan virke tidkrevende, men den blir en mal for senere systemer.

Eierskap og vedlikehold

Dokumentasjon uten eier blir fort utdatert. Hver systemfil bør ha en navngitt person som er ansvarlig for at innholdet er korrekt og oppdatert.

Eieren trenger ikke skrive alt selv, men må sikre at noen gjør det og at dokumentasjonen er tilgjengelig når den trengs.

Menneskelig kontroll

KI-forordningen krever at høyrisikosystemer har mekanismer for menneskelig tilsyn. I praksis betyr dette at du må definere:

• Hvem som har ansvar for å overvåke systemets beslutninger
• Når og hvordan beslutninger kan overstyres
• Hvordan avvik håndteres og dokumenteres

Opplæring og kompetanse

Ansatte som bruker KI-systemer må forstå systemets begrensninger og sin egen rolle i kvalitetssikringen. Dokumentert opplæring er også noe tilsyn kan etterspørre.

Hendelser og klager

Når noe går galt, må du ha rutiner for å håndtere situasjonen. Dette inkluderer både interne avvik og klager fra personer som er berørt av KI-baserte beslutninger.

Videre lesning

• KI-veileder for virksomheter
• Lag din første KI-systemfil
• HR KI-dokumentasjonspakke: hva bør med
• Menneskelig kontroll: roller og overstyringer
• Hendelser og klager i HR-AI
• Fra Excel-kaos til revisjonsklart
• Hvem eier KI-dokumentasjon internt?
• AI literacy: opplæring og dokumentasjon

Sist oppdatert

2026-02-02