Kiloven
Kontakt

Hvilken evidens må HR ha klar?

Når KI brukes i HR-prosesser, kan spørsmål komme fra mange hold: tilsyn, revisjon, tillitsvalgte, ansatte eller kandidater. Denne artikkelen gir deg en praktisk oversikt over hvilken dokumentasjon HR bør ha tilgjengelig, og hva som typisk mangler når noen spør.

Hvorfor HR trenger egen evidenspakke

HR-området er spesielt utsatt fordi:

  • Rekruttering og overvåkning er eksplisitt nevnt som høyrisiko i forordningen
  • Beslutninger påvirker enkeltpersoners karriere og arbeidshverdag
  • Både KI-forordningen, GDPR og arbeidsmiljøloven stiller krav
  • Ansatte og kandidater har rett til informasjon og innsyn

En samlet evidenspakke gjør det enklere å svare når spørsmålene kommer, enten de kommer fra myndigheter, tillitsvalgte eller enkeltpersoner.

Evidens for rekrutteringssystemer

Systeminformasjon

  • Navn på systemet og leverandør
  • Hvilke deler av rekrutteringsprosessen systemet brukes til
  • Dato for når systemet ble tatt i bruk
  • Ansvarlig person i HR

Klassifisering og vurdering

  • Risikoklassifisering med begrunnelse
  • Vurdering av diskrimineringsrisiko
  • DPIA hvis påkrevd
  • Vurdering av nødvendighet og forholdsmessighet

Leverandørdokumentasjon

  • Teknisk beskrivelse av hvordan systemet fungerer
  • Informasjon om hvilke kriterier eller faktorer systemet vurderer
  • Dokumentasjon av testing for bias
  • Samsvarserklæring fra leverandør

Beslutningslogg

  • Dokumentasjon av menneskelig gjennomgang av KI-anbefalinger
  • Tilfeller der KI-anbefalingen ble overstyrt
  • Begrunnelse for viktige beslutninger
  • Hvem som tok endelig beslutning i hver rekruttering

Informasjon til kandidater

  • Kopi av informasjon gitt til kandidater om KI-bruk
  • Dokumentasjon av når og hvordan informasjonen ble gitt
  • Eventuell bekreftelse på mottatt informasjon

Evidens for overvåknings- og ytelsessystemer

Systeminformasjon

  • Navn på systemet og leverandør
  • Hva systemet måler eller analyserer
  • Hvem som omfattes av overvåkningen
  • Ansvarlig person i HR

Formål og nødvendighet

  • Dokumentasjon av formålet med overvåkningen
  • Vurdering av om formålet kan oppnås på mindre inngripende måter
  • Forholdsmessighetsvurdering
  • Godkjenning fra ledelsen

Medvirkningsdokumentasjon

  • Referat fra drøfting med tillitsvalgte
  • Eventuell avtale om kontrolltiltak
  • Dokumentasjon av informasjon gitt til ansatte
  • Tilbakemeldinger fra ansatte eller tillitsvalgte

Klassifisering og risikovurdering

  • Risikoklassifisering etter KI-forordningen
  • DPIA for behandling av personopplysninger
  • Vurdering av konsekvenser for ansatte
  • Tiltak for å begrense negative konsekvenser

Bruk og oppfølging

  • Retningslinjer for hvordan data fra systemet brukes
  • Dokumentasjon av hvem som har tilgang til data
  • Logg over beslutninger basert på data fra systemet
  • Rutine for evaluering av tiltaket

Evidens for generell KI-bruk i HR

Oversikt over systemer

  • Komplett liste over KI-systemer HR bruker
  • Klassifisering av hvert system
  • Formål og bruksområde for hvert system

Rutiner og retningslinjer

  • Prosedyre for vurdering av nye KI-systemer
  • Retningslinjer for bruk av KI i HR-prosesser
  • Rutine for opplæring av HR-medarbeidere
  • Prosess for håndtering av henvendelser

Opplæring

  • Dokumentasjon av opplæring i KI-verktøy
  • Hvem som har fått opplæring
  • Innhold og tidspunkt for opplæring

Hva som typisk mangler

Klassifiseringsbegrunnelse

Mange HR-avdelinger har tatt i bruk KI-verktøy uten å dokumentere hvordan de vurderte risikoklassifiseringen. De vet kanskje at systemet er høyrisiko, men har ikke skriftlig begrunnelse.

Beslutningslogg

Det er vanlig at HR mangler dokumentasjon av hvordan menneskelig tilsyn faktisk gjennomføres. Hvem gjennomgår KI-anbefalingene? Hvor ofte overstyres de? Dette er sjelden dokumentert.

Medvirkningsdokumentasjon

Drøfting med tillitsvalgte er påkrevd etter arbeidsmiljøloven, men referater mangler ofte eller er ufullstendige. Dokumentasjon av informasjon til ansatte er også ofte mangelfull.

Forholdsmessighetsvurdering

Mange virksomheter har ikke dokumentert vurderingen av om KI-bruken er nødvendig og forholdsmessig. Dette er særlig viktig for overvåkningssystemer.

Leverandørens klassifisering

HR har ofte ikke bedt leverandøren om skriftlig risikoklassifisering. De stoler på muntlige forsikringer eller antar at leverandøren har ordnet alt.

Praktisk organisering

Samle i én mappe

Opprett en dedikert mappe for HR-KI-dokumentasjon med understruktur:

HR-KI-dokumentasjon/
├── Systemoversikt.xlsx
├── Rekruttering/
│   ├── System-X/
│   │   ├── Klassifisering.pdf
│   │   ├── Leverandørdokumentasjon/
│   │   ├── Kandidatinformasjon.pdf
│   │   └── Beslutningslogg.xlsx
├── Overvåkning/
│   ├── System-Y/
│   │   ├── Formålsbeskrivelse.pdf
│   │   ├── Drøftingsreferat.pdf
│   │   └── DPIA.pdf
└── Felles/
    ├── Retningslinjer.pdf
    └── Opplæringslogg.xlsx

Definer ansvar

Avklar hvem som er ansvarlig for:

  • Å holde systemoversikten oppdatert
  • Å innhente dokumentasjon fra leverandører
  • Å dokumentere drøftinger med tillitsvalgte
  • Å føre beslutningslogger

Regelmessig gjennomgang

Sett en rutine for kvartalsvis sjekk av at dokumentasjonen er komplett og oppdatert.

Videre lesning

Sist oppdatert

2026-02-02