Tillitsvalgte, verneombud og KI: hva vise

Når virksomheten tar i bruk KI-systemer som berører ansatte, har tillitsvalgte og verneombud rett til informasjon og medvirkning. Denne artikkelen gir praktisk veiledning til hva HR bør kunne vise frem og hvordan medvirkning dokumenteres.

Hvorfor medvirkning er viktig

Arbeidsmiljøloven gir ansatte rett til medvirkning ved innføring av kontrolltiltak og systemer som påvirker arbeidsmiljøet. KI-systemer som overvåker, vurderer eller påvirker ansattes arbeidssituasjon, faller typisk inn under dette.

I tillegg styrker KI-forordningen kravene til transparens og menneskelig tilsyn for høyrisikosystemer i arbeidslivet.

God medvirkning bidrar også til:

Bedre beslutninger gjennom flere perspektiver
Økt tillit og aksept for nye systemer
Færre konflikter og klager i etterkant
Dokumentasjon som viser at prosessen er gjennomført riktig

Hva tillitsvalgte typisk har krav på

Informasjon før beslutning

Tillitsvalgte skal informeres før virksomheten beslutter å innføre kontrolltiltak. For KI-systemer betyr dette:

Varsel om at virksomheten vurderer å ta i bruk systemet
Mulighet til å gi innspill før beslutningen tas
Tilstrekkelig tid til å sette seg inn i saken

Informasjon om systemet

Tillitsvalgte bør få informasjon om:

Hva systemet gjør og hvordan det fungerer på et overordnet nivå
Hvilke data systemet bruker
Hva output eller anbefalinger fra systemet brukes til
Hvem som berøres av systemet

Informasjon om formål og nødvendighet

Hvilket behov systemet skal dekke
Hvorfor virksomheten mener systemet er nødvendig
Hvilke alternativer som er vurdert
Hvorfor KI er valgt fremfor andre løsninger

Informasjon om konsekvenser

Hvordan systemet påvirker de ansattes arbeidssituasjon
Hvilke beslutninger systemet bidrar til
Tiltak for å begrense negative konsekvenser
Hvordan ansatte kan få innsyn i vurderinger som gjelder dem

Informasjon om kontroll og tilsyn

Hvem som har tilgang til data og resultater
Hvordan menneskelig tilsyn sikres
Mulighet for å overprøve KI-anbefalinger
Rutiner for evaluering av systemet

Hva verneombudet bør involveres i

Verneombudet har særlig fokus på arbeidsmiljøkonsekvenser:

Hvordan systemet påvirker arbeidsmiljøet
Risiko for stress, press eller negativt psykososialt miljø
Behov for opplæring og støtte
Endringer i arbeidsoppgaver eller arbeidsmåter

Hva HR bør kunne vise frem

Systembeskrivelse

En forståelig beskrivelse av systemet som kan deles med tillitsvalgte:

Hva systemet gjør
Hvordan det fungerer på overordnet nivå
Hvilke data det bruker og produserer
Begrensninger og feilmarginer

Formålsbeskrivelse

Dokumentasjon av hvorfor systemet innføres:

Hvilket problem eller behov det skal løse
Hvorfor denne løsningen er valgt
Forventet nytte for virksomheten og ansatte

Vurdering av nødvendighet og forholdsmessighet

Vurdering av om formålet kan oppnås på mindre inngripende måter
Balansering av virksomhetens behov mot ansattes personvern
Eventuelle begrensninger på bruken

Risikovurdering

Klassifisering etter KI-forordningen
Vurdering av konsekvenser for ansatte
Identifiserte risikoer og tiltak

Informasjon til ansatte

Hva som skal kommuniseres til alle ansatte
Hvordan og når informasjonen gis
Mulighet for ansatte til å stille spørsmål

Rutiner og retningslinjer

Hvordan systemet skal brukes i praksis
Hvem som har tilgang og ansvar
Rutine for menneskelig tilsyn og overprøving
Prosess for klager og henvendelser

Hvordan dokumentere medvirkning

Møtereferat fra drøftinger

Dokumenter drøftinger med tillitsvalgte:

Dato og deltakere
Hva som ble presentert og diskutert
Innspill fra tillitsvalgte
Hvordan innspillene ble håndtert
Eventuelle endringer som følge av drøftingen
Konklusjon og videre prosess

Beslutningslogg

Dokumenter beslutningen om å innføre systemet:

Hvem som tok beslutningen
Hvilket grunnlag beslutningen var basert på
At drøfting med tillitsvalgte var gjennomført
Eventuelle vilkår eller begrensninger

Korrespondanse

Behold relevant korrespondanse:

Innkalling til drøftingsmøter
Dokumentasjon som ble delt
Skriftlige innspill fra tillitsvalgte
Svar på spørsmål

Eventuell avtale

Hvis det inngås avtale om kontrolltiltak:

Avtalens innhold og vilkår
Partenes underskrifter
Dato og varighet
Prosess for endring eller oppsigelse

Praktisk gjennomføring

Forbered god informasjon

Lag en presentasjon eller et notat som forklarer systemet på en forståelig måte. Unngå teknisk sjargong og fokuser på hva systemet faktisk betyr for de ansatte.

Gi tilstrekkelig tid

Tillitsvalgte må ha tid til å sette seg inn i saken. Del informasjon i forkant av møter.

Vær åpen for innspill

Drøfting betyr reell mulighet for påvirkning. Vær forberedt på å tilpasse planen basert på innspill.

Følg opp

Informer om hva som skjer etter drøftingen. Hvis innspill ikke tas til følge, forklar hvorfor.

Dokumenter underveis

Ikke vent med å dokumentere til alt er ferdig. Før referat fortløpende og arkiver korrespondanse.

Ved endringer

Også endringer i eksisterende systemer kan utløse plikt til ny drøfting:

Vesentlige oppdateringer fra leverandøren
Utvidelse av bruksområde
Nye brukergrupper
Endringer i hvilke data som samles inn

Etabler en rutine for å vurdere om endringer krever ny drøfting.

Videre lesning

Sist oppdatert

2026-02-02