Slik informerer du søkere om KI-bruk (eksempeltekst + versjonering)

Når du bruker KI i rekruttering, har du plikt til å informere søkerne. Denne artikkelen gir deg ferdig eksempeltekst du kan tilpasse, samt veiledning for hvordan du håndterer versjonering, lagring og endringslogg over tid.

Merk: Eksempeltekstene er veiledende og bør tilpasses virksomhetens faktiske bruk av KI.

Hvorfor informasjon er påkrevd

Informasjonsplikten følger av flere regelverk:

KI-forordningen: Iverksettere av høyrisiko-KI-systemer skal informere berørte personer om at de er gjenstand for bruk av systemet (artikkel 26 nr. 11).

GDPR artikkel 13–14: Den registrerte har rett til informasjon om automatisert beslutningstaking, herunder profilering, og meningsfull informasjon om logikken som er involvert.

GDPR artikkel 22: Særskilte krav når beslutninger baseres utelukkende på automatisert behandling som har rettslige eller tilsvarende betydelige virkninger.

Likestillings- og diskrimineringsloven: Søkere som mener seg diskriminert har rett til informasjon om kvalifikasjonene til den som ble ansatt.

Når skal informasjonen gis?

Informasjonen bør gis på flere tidspunkter i prosessen:

Tidspunkt	Hva	Hvordan
I stillingsannonsen	Kort varsel om at KI brukes	Eget avsnitt i annonseteksten
Ved søknad	Mer detaljert informasjon	Personvernerklæring eller egen informasjonstekst
Ved forespørsel	Ytterligere informasjon om logikk og vurdering	Svar på henvendelse fra søker
Ved avslag	Informasjon om KI-verktøyets rolle i vurderingen	Avslagsbrev eller tilbakemelding

Hovedregelen er at informasjonen skal gis før personopplysningene behandles – det vil si senest når søknaden mottas.

Eksempeltekst for stillingsannonse

Variant A: kort standardtekst

OM REKRUTTERINGSPROSESSEN

Vi bruker digitale verktøy med kunstig intelligens (KI) som en del av
rekrutteringsprosessen. KI-verktøyet hjelper oss med [beskriv bruk,
f.eks. "innledende gjennomgang av søknader"]. Alle kandidater som
går videre i prosessen vurderes av mennesker, og endelig beslutning
om ansettelse tas alltid av våre rekrutteringsansvarlige.

Mer informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger i
rekrutteringsprosessen finner du i vår personvernerklæring.

Variant B: mer detaljert tekst

BRUK AV KUNSTIG INTELLIGENS I REKRUTTERING

[Virksomhetsnavn] bruker et KI-basert verktøy fra [leverandørnavn]
i rekrutteringsprosessen. Verktøyet brukes til:

- [Funksjon 1, f.eks. "analyse av CV-er mot stillingsutlysningen"]
- [Funksjon 2, f.eks. "rangering av kandidater basert på oppgitte
   kriterier"]

Slik fungerer det:
KI-verktøyet analyserer informasjonen i søknaden din og gir en
vurdering som våre rekrutterere bruker som ett av flere grunnlag i
utvelgelsen. Verktøyet tar ikke beslutninger alene – alle kandidater
som vurderes for intervju gjennomgås av mennesker.

Dine rettigheter:
- Du kan be om informasjon om hvordan KI-verktøyet har vurdert din
  søknad.
- Du kan be om at søknaden din vurderes manuelt uten bruk av KI.
- Du kan kontakte oss på [e-post] med spørsmål om KI-bruken.

Se vår personvernerklæring for mer informasjon om behandling av
personopplysninger.

Eksempeltekst for personvernerklæring

Legg til følgende avsnitt i personvernerklæringen for rekruttering:

BRUK AV KUNSTIG INTELLIGENS

Formål og behandlingsgrunnlag
Vi bruker KI-baserte verktøy for å effektivisere
rekrutteringsprosessen. Behandlingen skjer med grunnlag i vår
berettigede interesse i å gjennomføre en effektiv og kvalitetssikret
rekrutteringsprosess (GDPR artikkel 6(1)(f)).

Hvilke opplysninger behandles
KI-verktøyet behandler informasjon fra din søknad, inkludert:
- Navn og kontaktinformasjon
- Utdanning og kvalifikasjoner
- Arbeidserfaring
- [Andre relevante opplysninger]

Hva KI-verktøyet gjør
Verktøyet [beskriv funksjonaliteten, f.eks. "analyserer søknaden din
mot kriteriene i stillingsutlysningen og gir en score som indikerer
hvor godt kvalifikasjonene matcher stillingen"].

Menneskelig tilsyn
KI-verktøyet gir kun en anbefaling. Alle søknader som vurderes for
videre prosess gjennomgås av våre rekrutteringsansvarlige. Endelig
beslutning om hvem som innkalles til intervju og hvem som ansettes,
tas alltid av mennesker.

Dine rettigheter
Du har rett til å:
- Få informasjon om logikken i KI-vurderingen
- Be om at søknaden din vurderes uten bruk av KI
- Få en forklaring på vurderingen av din søknad
- Klage på vurderingen

Kontakt [e-postadresse] for å utøve disse rettighetene.

Databehandler
Vi bruker [leverandørnavn] som leverandør av KI-verktøyet.
[Leverandørnavn] opptrer som databehandler på våre vegne. Det er
inngått databehandleravtale som sikrer at dine personopplysninger
behandles i tråd med GDPR.

[Hvis relevant: Overføring utenfor EU/EØS
Opplysningene kan bli overført til [land]. Overføringen skjer med
grunnlag i [overføringsmekanisme, f.eks. "EU-kommisjonens
standardavtalebestemmelser"].]

Versjonering av informasjonstekster

Hvorfor versjonering er viktig

Du må kunne dokumentere hvilken informasjon søkerne fikk på et gitt tidspunkt.
Ved klager eller tilsyn må du vise hva som var kommunisert.
Endringer i KI-bruk krever oppdatert informasjon.
Eldre versjoner må beholdes for sporbarhet.

Mal for versjonslogg

VERSJONSLOGG: INFORMASJON OM KI I REKRUTTERING
===============================================

Versjon: 1.0
Gyldig fra: [Dato]
Gyldig til: [Dato eller "Gjeldende"]
Godkjent av: [Navn]

Endringer fra forrige versjon: Første versjon

---

Versjon: 1.1
Gyldig fra: [Dato]
Gyldig til: [Dato eller "Gjeldende"]
Godkjent av: [Navn]

Endringer fra forrige versjon:
- Lagt til informasjon om ny funksjonalitet [beskriv]
- Oppdatert kontaktinformasjon
- [Andre endringer]

---

[Fortsett for nye versjoner]

Anbefalt mappestruktur

Rekruttering/
├── KI-informasjon/
│   ├── Stillingsannonse_KI-info_v1.0_2026-01-15.docx
│   ├── Stillingsannonse_KI-info_v1.1_2026-03-01.docx
│   ├── Personvernerklaring_rekruttering_v1.0_2026-01-15.docx
│   ├── Personvernerklaring_rekruttering_v1.1_2026-03-01.docx
│   └── Versjonslogg.xlsx

Tips:

Bruk dato i filnavn for enkel sporbarhet.
Behold alle tidligere versjoner – slett aldri gamle filer.
Dokumenter hvilken versjon som ble brukt i hvilke utlysninger.
Knytt versjonen til endringsloggen for KI-systemet.

Dokumentasjon av hvem som har mottatt informasjon

For stillingsannonser

DOKUMENTASJON AV INFORMASJON TIL SØKERE
========================================

Stilling: [Stillingstittel]
Utlyst: [Dato]
Utlysningskanal: [Finn.no, LinkedIn, egen nettside, etc.]
Antall søkere: [Antall]

Informasjon gitt:
- I annonsetekst: [Ja / Nei] – Versjon [X.X]
- I søknadsportal: [Ja / Nei] – Versjon [X.X]
- Lenke til personvernerklæring: [Ja / Nei] – Versjon [X.X]

Kopi av annonsetekst: [Filreferanse]

Ved individuelle henvendelser

HENVENDELSE OM KI-BRUK
=======================

Dato: [Dato]
Fra: [Navn på søker]
Stilling: [Stillingstittel søkte på]

Henvendelse:
[Beskriv hva søkeren spurte om]

Svar gitt:
[Beskriv hva som ble svart]
Dato for svar: [Dato]
Svart av: [Navn]

Dokumentasjon: [Filreferanse til korrespondanse]

Når må informasjonen oppdateres?

Oppdater informasjonsteksten når:

Du tar i bruk ny KI-funksjonalitet.
Du bytter KI-leverandør.
KI-leverandøren gjør vesentlige endringer i systemet.
Du endrer hvordan KI brukes i prosessen.
Du utvider hvilke data som behandles.
Regelverket endres.

Ved hver oppdatering: opprett ny versjon, oppdater versjonsloggen og sørg for at den nye teksten brukes i alle nye utlysninger.

Håndtering av spørsmål fra søkere

Vanlige spørsmål og forslag til svar

«Hvordan fungerer KI-verktøyet?»

Gi en forståelig forklaring uten å avsløre detaljer som kan misbrukes:

«Verktøyet analyserer informasjonen i søknaden din og sammenligner den med kriteriene i stillingsutlysningen. Det gir en indikasjon på hvor godt kvalifikasjonene matcher, men alle kandidater vurderes av våre rekrutterere som tar den endelige beslutningen.»

«Kan jeg få vite min score?»

Du kan gi informasjon om logikken uten nødvendigvis å gi eksakt score:

«Vi kan fortelle deg at søknaden din ble vurdert til å [matche godt / matche delvis / matche mindre godt] med kriteriene for stillingen, basert på [hovedfaktorene som ble vektlagt].»

«Kan dere vurdere søknaden min uten KI?»

Ha en prosedyre klar for dette:

«Ja, vi kan vurdere søknaden din manuelt. Ta kontakt med [kontaktperson] så sørger vi for det.»

«Hvorfor ble jeg ikke kalt inn til intervju?»

Gi saklig tilbakemelding uten å kompromittere andre søkere:

«Konkurransen om stillingen var sterk, og vi valgte å gå videre med kandidater som hadde [relevante kvalifikasjoner som var avgjørende]. KI-verktøyet ga en innledende vurdering, men beslutningen om hvem som ble innkalt ble tatt av våre rekrutterere basert på en helhetsvurdering.»

Intern rutine for håndtering av henvendelser

RUTINE FOR SØKERHENVENDELSER OM KI
===================================

1. Alle henvendelser om KI i rekruttering skal besvares innen
   [antall] virkedager.

2. Henvendelser mottas av: [Hvem / hvilken e-postadresse]

3. Standardsvar kan brukes for vanlige spørsmål (se eksemplene over).

4. Ved kompliserte spørsmål: eskaler til [KI-ansvarlig / HR-leder].

5. Alle henvendelser og svar dokumenteres i henvendelsesloggen.

6. Ved forespørsel om manuell vurdering:
   - Bekreft mottak innen [antall] virkedager.
   - Gjennomfør manuell vurdering.
   - Dokumenter at manuell vurdering er gjennomført.

Vanlige feil å unngå

Informasjon gis for sent. Søkere skal informeres senest ved mottak av søknad, helst allerede i annonsen.
For vag formulering. «Vi bruker digitale verktøy» er ikke tilstrekkelig. Beskriv konkret hva KI gjør.
Ingen versjonskontroll. Uten versjonslogg kan du ikke vise hvilken informasjon søkere faktisk mottok.
Informasjon som ikke stemmer med praksis. Hvis teksten sier «alle søknader gjennomgås av mennesker» men dette ikke skjer i praksis, har du et alvorlig avvik.
Ingen rutine for henvendelser. Søkere har rett til å stille spørsmål. Uten en rutine risikerer du å bryte svarfrister eller gi motstridende svar.
Gamle versjoner slettes. Behold alltid alle tidligere versjoner av informasjonstekster.