Kiloven
Kontakt

Slik informerer du ansatte om KI-bruk (eksempeltekst + arkivering)

Når virksomheten bruker KI-systemer som berører ansatte, har du plikt til å informere dem. Det gjelder enten KI brukes til å overvåke ytelse, planlegge vakter, fordele oppgaver eller støtte lederbeslutninger. Denne artikkelen gir deg ferdige eksempeltekster og en rutine for arkivering.

Hvorfor informasjonsplikten gjelder ansatte

Regelverk som krever informasjon

KI-forordningen: Deployers av høyrisiko KI-systemer skal informere arbeidstakerrepresentanter og berørte arbeidstakere om at de er gjenstand for bruk av systemet.

Arbeidsmiljøloven § 9-2: Ved kontrolltiltak skal arbeidsgiver informere om formål, praktiske konsekvenser og varighet. Tiltaket skal drøftes med tillitsvalgte.

GDPR artikkel 13-14: Arbeidsgiver som behandlingsansvarlig har informasjonsplikt overfor de registrerte, inkludert ansatte.

Arbeidsmiljøloven § 4-2: Krav om at arbeidstaker informeres om systemer som brukes til planlegging og gjennomføring av arbeidet.

Forskjell fra informasjon til søkere

Informasjon til ansatte skiller seg fra informasjon til jobbsøkere:

  • Varig relasjon: Ansatte berøres over tid, ikke bare i en søknadsprosess
  • Løpende endringer: Systemene kan oppdateres og bruken kan endres
  • Medvirkning: Ansatte har rett til medvirkning gjennom tillitsvalgte
  • Flere bruksområder: Samme system kan brukes til ulike formål

Når skal informasjon gis?

Ved innføring av nytt system

Informer ansatte før systemet tas i bruk:

  • Hva systemet gjør
  • Hvilke data som behandles
  • Hvordan det påvirker arbeidsforholdet
  • Hvem de kan kontakte med spørsmål

Ved vesentlige endringer

Oppdater informasjonen når:

  • Ny funksjonalitet tas i bruk
  • Systemet brukes på nye måter
  • Nye data behandles
  • Leverandøren gjør vesentlige oppdateringer

Løpende tilgjengelig

Informasjonen bør være tilgjengelig til enhver tid, ikke bare ved innføring.

Eksempeltekst: Generell informasjon om KI-bruk

Variant A: Kort informasjonsskriv

INFORMASJON OM BRUK AV KUNSTIG INTELLIGENS
==========================================

Til: Alle ansatte
Fra: [Virksomhetsnavn] v/[navn og rolle]
Dato: [Dato]

[Virksomhetsnavn] bruker følgende verktøy med kunstig intelligens (KI)
som del av våre arbeidsprosesser:

1. [Systemnavn] - brukes til [formål, f.eks. "planlegging av vaktlister"]
2. [Systemnavn] - brukes til [formål, f.eks. "analyse av salgsmål"]

Slik berører det deg:
- [Beskriv konkret hva ansatte opplever, f.eks. "Systemet foreslår
  vaktfordeling basert på kompetanse og tilgjengelighet. Endelig
  vaktplan godkjennes alltid av avdelingsleder."]

Dine rettigheter:
- Du har rett til informasjon om hvordan systemet fungerer
- Du kan ta opp spørsmål med din leder eller tillitsvalgt
- Du kan be om innsyn i data som er behandlet om deg

Kontaktperson: [Navn, rolle, e-post]

Dette skrivet erstatter/supplerer informasjon datert [dato].
Versjon: [X.X]

Variant B: Detaljert informasjonsskriv per system

INFORMASJON OM KI-SYSTEM: [SYSTEMNAVN]
======================================

Til: [Berørte ansatte/avdeling]
Fra: [Virksomhetsnavn] v/[navn og rolle]
Dato: [Dato]
Versjon: [X.X]

1. HVA SYSTEMET GJØR
Systemet [beskriv funksjon i klart språk, f.eks. "analyserer
kundehenvendelser og foreslår kategori og prioritering for
kundeservicemedarbeidere"].

2. HVILKE DATA BEHANDLES
Systemet behandler følgende data:
- [Datatype 1, f.eks. "Innholdet i kundehenvendelser du behandler"]
- [Datatype 2, f.eks. "Din svartid og løsningsrate"]
- [Datatype 3]

Systemet behandler IKKE:
- [Eksklusjoner, f.eks. "Private meldinger eller kommunikasjon
  utenfor arbeidstid"]

3. HVORDAN DET PÅVIRKER DITT ARBEID
[Beskriv konkret, f.eks. "Du vil se KI-forslag til kategori og
prioritet på nye henvendelser. Du velger selv om du følger
forslaget eller overstyrer det. Systemet brukes ikke til å
vurdere din arbeidsprestasjon."]

4. MENNESKELIG KONTROLL
[Beskriv hvem som har tilsynsansvar og hvordan, f.eks. "Alle
KI-forslag kan overstyres av deg. Teamleder gjennomgår
månedlig om systemet fungerer som forutsatt."]

5. DINE RETTIGHETER
- Du kan be om informasjon om logikken i systemet
- Du kan be om innsyn i data som er behandlet om deg
- Du kan ta opp bekymringer med [leder/tillitsvalgt/KI-ansvarlig]
- Bruk av systemet er drøftet med tillitsvalgte [dato for drøfting]

6. KONTAKT
Spørsmål om dette systemet rettes til:
- Din nærmeste leder
- Tillitsvalgt: [Navn]
- KI-ansvarlig: [Navn, e-post]

7. ENDRINGSHISTORIKK
Versjon 1.0 ([dato]): Første versjon
[Versjon 1.1 ([dato]): [Endringsbeskrivelse]]

Eksempeltekst: Spesifikke bruksområder

Ytelsesmåling og -overvåking

INFORMASJON OM KI I YTELSESOPPFØLGING
=====================================

[Virksomhetsnavn] bruker [systemnavn] som en del av
ytelsesoppfølgingen. Her er det du trenger å vite:

Hva systemet gjør:
Systemet samler og visualiserer data om [beskriv, f.eks.
"behandlede saker, svartid og kundetilfredshet"]. Det kan
identifisere trender og avvik fra forventede nivåer.

Hva systemet IKKE gjør:
- Det tar ikke beslutninger om lønn, forfremmelse eller oppsigelse
- Det erstatter ikke samtaler mellom deg og din leder
- Det overvåker ikke hva du gjør utenom de definerte målene

Menneskelig vurdering:
All oppfølging basert på data fra systemet skjer i dialog mellom
deg og din leder. Systemet gir indikasjoner - ledervurderingen
er det som teller.

Drøfting:
Bruk av systemet er drøftet med tillitsvalgte [dato]. Referat
er tilgjengelig hos [kontaktperson].

Klassifisering:
Systemet er klassifisert som [høyrisiko/begrenset risiko] etter
KI-forordningen. Dokumentasjon er tilgjengelig ved forespørsel.

Vaktplanlegging og ressursfordeling

INFORMASJON OM KI I VAKTPLANLEGGING
====================================

Vi bruker [systemnavn] til å utarbeide forslag til vaktplaner.

Slik fungerer det:
Systemet tar hensyn til:
- Kompetansekrav per vakt
- Arbeidstidsbestemmelser
- Registrerte preferanser og tilgjengelighet
- Historisk bemanningsbehov

Systemet foreslår en vaktplan. Avdelingsleder gjennomgår og
godkjenner planen, og kan gjøre endringer.

Dine data:
Systemet bruker dine registrerte arbeidstider, kompetanse og
preferanser. Det bruker ikke helseopplysninger eller andre
sensitive data.

Hvis du er uenig:
Ta kontakt med avdelingsleder for å diskutere vaktplanen.
Endringer kan gjøres etter dialog.

Arkivering av informasjon

Hva skal arkiveres

For å dokumentere at informasjonsplikten er oppfylt:

ARKIVSTRUKTUR - INFORMASJON TIL ANSATTE OM KI
=============================================

KI-informasjon_ansatte/
├── _Versjonslogg.xlsx
├── Generell_info/
│   ├── Informasjonsskriv_v1.0_2026-01-15.pdf
│   ├── Informasjonsskriv_v1.1_2026-04-01.pdf
│   └── [Nye versjoner]
├── Per_system/
│   ├── [Systemnavn_A]/
│   │   ├── Informasjon_v1.0_2026-02-01.pdf
│   │   └── [Nye versjoner]
│   └── [Systemnavn_B]/
│       └── [Tilsvarende]
├── Distribusjon/
│   ├── Utsendelse_2026-01-15_kvittering.pdf
│   ├── Intranett_publisering_2026-01-15.png
│   └── [Bevis på distribusjon]
└── Drøfting/
    ├── Referat_drøfting_2026-01-10.pdf
    └── [Nye referater]

Versjonslogg

VERSJONSLOGG: INFORMASJON TIL ANSATTE OM KI
============================================

GENERELT INFORMASJONSSKRIV
--------------------------
Versjon 1.0 | Gyldig fra: 2026-01-15 | Godkjent av: [Navn]
Endring: Første versjon

Versjon 1.1 | Gyldig fra: 2026-04-01 | Godkjent av: [Navn]
Endring: Lagt til informasjon om [nytt system]

[SYSTEMNAVN A]
--------------
Versjon 1.0 | Gyldig fra: 2026-02-01 | Godkjent av: [Navn]
Endring: Første versjon

[Fortsett for hvert system og versjon]

Dokumentasjon av distribusjon

DISTRIBUSJONSLOGG
=================

Dato: [Dato]
Informasjon distribuert: [Beskriv hva som ble sendt]
Versjon: [X.X]
Mottakere: [Alle ansatte / Avdeling X / Berørte roller]
Kanal: [E-post / Intranett / Allmøte / Annet]

Bevis på distribusjon:
[ ] Kopi av e-post med mottakerliste
[ ] Skjermbilde av intranett-publisering
[ ] Signert kvittering fra ansatte (hvis relevant)
[ ] Møtereferat (hvis gitt på allmøte)

Ansvarlig for distribusjon: [Navn]

Drøfting med tillitsvalgte

Hva som skal drøftes

Før informasjon sendes til ansatte, drøft med tillitsvalgte:

  • Innholdet i informasjonen: Er det forståelig og dekkende?
  • Distribusjon: Hvordan og når informasjonen gis
  • Tilbakemeldinger: Hvordan ansatte kan stille spørsmål
  • Oppfølging: Hvordan endringer kommuniseres

Mal for drøftingsreferat

REFERAT: DRØFTING OM INFORMASJON TIL ANSATTE OM KI
===================================================

Dato: [Dato]
Deltakere:
- Arbeidsgiver: [Navn, rolle]
- Tillitsvalgt: [Navn, organisasjon]

BAKGRUNN
--------
[Virksomhetsnavn] planlegger å informere ansatte om bruk av
KI-systemet [systemnavn]. Drøfting gjennomføres i henhold til
arbeidsmiljøloven.

INNHOLD GJENNOMGÅTT
-------------------
Utkast til informasjonsskriv versjon [X.X] ble gjennomgått.

INNSPILL FRA TILLITSVALGTE
--------------------------
1. [Innspill 1]
   Håndtering: [Hvordan innspillet ble ivaretatt]

2. [Innspill 2]
   Håndtering: [Hvordan innspillet ble ivaretatt]

ENIGHET
-------
[Beskriv hva partene ble enige om]

SIGNATUR
--------
Arbeidsgiver: _________________ Dato: ________
Tillitsvalgt: _________________ Dato: ________

Når ansatte stiller spørsmål

Vanlige spørsmål og svar

"Overvåker dere meg med KI?"

Vær ærlig og konkret. Forklar hva som faktisk skjer:

"Vi bruker [systemnavn] til [konkret formål]. Systemet behandler [disse dataene]. Det brukes ikke til å overvåke enkeltansatte i sanntid, men til [det faktiske formålet]."

"Kan KI bestemme om jeg får sparken?"

"Nei. KI-systemet kan gi informasjon til ledere, men alle beslutninger om ansettelsesforholdet tas av mennesker. Ingen oppsigelse, advarsel eller annen personalmessig reaksjon kan baseres utelukkende på KI-output."

"Hva skjer med dataene mine?"

"Dataene brukes til [formålet]. De lagres i [varighet] og slettes deretter. Du kan be om innsyn i hvilke data som er lagret om deg ved å kontakte [kontaktperson]."

"Kan jeg nekte?"

Vurder dette nøye. I et arbeidsforhold kan arbeidsgiver i utgangspunktet pålegge bruk av arbeidsverktøy, men tiltaket må være saklig og forholdsmessig. Vær forberedt på dialog.

Spesielle hensyn for norske virksomheter

Samarbeid med tillitsvalgte

I Norge er samarbeidet med tillitsvalgte særlig viktig:

  • Drøft før innføring, ikke etter
  • Gi tillitsvalgte tilstrekkelig informasjon til reell medvirkning
  • Dokumenter drøftingene grundig
  • Følg opp innspill seriøst

Proporsjonalitetsvurdering

Ved KI-systemer som kan oppfattes som kontrolltiltak:

  • Dokumenter at tiltaket er saklig begrunnet
  • Dokumenter at det er forholdsmessig
  • Vurder om mindre inngripende alternativer finnes
  • Gjennomfør jevnlige evalueringer

Personvernombud

Hvis virksomheten har personvernombud, bør de involveres i:

  • Utforming av informasjonstekster
  • Vurdering av personvernkonsekvenser
  • Behandling av innsynsforespørsler

Videre lesning

Sist oppdatert

2026-02-04